Jeśli planujemy przejść na emeryturę, ale brakuje nam zaświadczeń sprzed lat, wtedy emerytura będzie niższa niż w przypadku, gdy Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie w posiadaniu kompletu danych. Szczególnie dotyczy to dokumentów potwierdzających, że ktoś pracował przed 1999 rokiem.
Poszukiwania należy zacząć od własnego miejsca zatrudnienia. Jeśli zakład pracy nadal istnieje, wtedy nie ma problemu. Były pracodawca powinien wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu oraz o osiąganych zarobkach. Kłopot pojawia się gdy firma, w której pracowaliśmy zniknęła z rynku.
– Likwidowane lub przekształcone zakłady pracy miały najczęściej swoich następców prawnych i to te podmioty powinny przejąć archiwalne dokumenty – wyjaśnia Iwona Kowalska-Matis, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS na Dolnym Śląsku.
Według rzeczniczki, mogą to być np. spółki prawa handlowego bądź cywilnego, powstałe po sprywatyzowaniu przedsiębiorstw. Niewykluczone, że będą to też organy założycielskie, czyli urzędy wojewódzkie albo organy nadrzędne, czyli konkretne ministerstwa.
– Jeśli zakład pracy już nie istnieje, to na podstawie pism, wpisów w książeczkowych dowodach osobistych wydawanych do końca 2000 roku, czy legitymacji ubezpieczeniowej, warto ustalić dokładną nazwę i adres ostatniej siedziby. To podstawa, żeby rozpocząć poszukiwania w archiwach i instytucjach komercyjnych przechowujących dokumentację osobową i płacową – wyjaśnia Kowalska-Matis.
W lepszej sytuacji są osoby, które pracowały w małych zakładach zatrudniających do 20 osób. Taki pracodawca miał obowiązek zgłaszania pracowników w ZUS z imienia i nazwiska, czyli w imiennych deklaracjach rozliczeniowych. Wtedy wystarczy podać dokładny adres tego pracodawcy, imię i nazwisko właściciela firmy, numer konta płatnika składek (NKP). Wówczas, nawet, jeśli zakład pracy nie istnieje, ZUS potwierdzi okres zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia. Inaczej było w dużych przedsiębiorstwach. Tam składki były odprowadzane bezimiennie, za wszystkich pracowników łącznie, więc ZUS nie ma możliwości potwierdzenia wysokości wynagrodzenia i zatrudnienia. Dlatego z zakładów pracy zatrudniających powyżej 20 osób świadectwa pracy i dokumenty o wynagrodzeniu są konieczne.
– Wyjaśniam od razu, że braki w dokumentach nie oznaczają, że nie można złożyć wniosku o emeryturę. Można to zrobić, a odnalezione dokumenty dostarczyć do ZUS. Wtedy kwota emerytury zostanie ponownie naliczona, już z uwzględnieniem nowych zaświadczeń – uspokaja Kowalska-Matis.
Jeśli zakładu już nie ma i nie ma też następcy prawnego takiego przedsiębiorstwa, to informacji trzeba szukać w bazie zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, którą ZUS prowadzi na stronie internetowej. Na podstawie informacji z urzędów centralnych, wojewódzkich i archiwów państwowych ZUS stworzył bazę zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. Jest to alfabetyczny spis nieistniejących już przedsiębiorstw i miejsc przechowywania dokumentacji „kadrowej”. Są tam też dane organizacji związkowych, spółdzielni, PGR-ów, a katalog byłych pracodawców jest ciągle aktualizowany. Jest on dostępny dla klientów ZUS na stronie internetowej (TUTAJ).
Instytucją, która przechowuje dowody dotyczące pracy i płac od pracodawców z całej Polski, których postawiono w stan likwidacji lub których upadłość ogłoszono, jest działające od 2004 r. Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku pod Warszawą. Archiwum wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej. Tam też znajdziemy bazę instytucji przechowujących dokumentację. Dokumenty potwierdzające staż i płace ze zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych mógł przejąć związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia lub Krajowa Rada Spółdzielcza z siedzibą w Warszawie.
